REGULAMENT OFICIAL AL EVENIMENTULUI „DOUGLAS BEAUTY CONVENTION" EXCLUSIV PENTRU CLIENȚII ÎNROLAȚI ÎN PROGRAMUL DOUGLAS BEAUTY CARD SELECTAȚI PE BAZĂ DE INVITAȚIE”

I.             ORGANIZATOR

1.1 Organizatorul oficial al evenimentului „DOUGLAS BEAUTY CONVENTION” (denumit în continuare „Evenimentul”) este PARFUMERIE DOUGLAS S.R.L., societate comercială română, cu sediul în Șoseua Pipera nr. 46D-46E-48, Oregon Park, clădirea C, etaj 2, Sector 2 | 010505 București, CUI 22254794, numită în cele ce urmează “Organizatorul” sau „Douglas”, reprezentată de dl. Georgi Komitov, în calitate de Director General și de dna. Cătălina Hândoreanu, în calitate de Director Financiar.

1.2 Participarea la Eveniment implică acceptarea de către invitați (denumiți în continuare „Participanți”) a prevederilor prezentului Regulament Oficial (denumit în continuare „Regulamentul”), precum și obligativitatea respectării acestora. Prin participarea la prezentul Eveniment, Participanții vor fi considerați a-și fi însușit integral prevederile prezentului Regulament.

1.3 Regulamentul, precum și detaliile Evenimentului sunt disponibile în mod gratuit la locația Evenimentului, precum și la adresa site-ului oficial al Organizatorului (www.douglas.ro) și se completează cu prevederile Termenilor și Condițiilor Organizatorului disponibile pe site-ul www.douglas.ro.

II. DURATA ȘI LOCAȚIA DE DESFĂȘURARE A EVENIMENTULUI

2.1 Evenimentul se desfășoară în data de 09.10.2025, în intervalul orar 13:30-15:00(denumită în continuare „Perioada Evenimentului”), în Sala de Marmură aflată în incinta Casei Presei Libere situată la adresa din Piața Presei Libere 1, Sector 1, București (denumită în continuare „Locația”).

2.2 Organizatorul va depune toate eforturile pentru a respecta programul anunțat, dar în cazul în care respectarea acestuia devine imposibilă, atunci Organizatorul va face tot posibilul pentru a modifica programul și pentru a informa Participanții în timp util, prin mijloacele de comunicare puse la dispoziție.

2.3 În situațiile în care autoritățile statului solicită suspendarea și/sau anularea și/sau amânarea Evenimentului din cauză de forță majoră, Evenimentul sau o parte din acesta va fi suspendat/anulat/amânat, iar Organizatorul nu va fi făcut responsabil pentru această situație.

III. DREPTUL DE PARTICIPARE

3.1 Evenimentul este destinat exclusiv clienților Douglas selectați de Organizator dintre clienții înrolați în programul Douglas Beauty Card, selectați pe bază de invitație personalizată, transmisă prin e-mail.

3.2 Accesul la Eveniment se face exclusiv pe baza invitației primite prin e-mail, confirmată anterior prin transmiterea unui răspuns la adresa de e-mail indicată de Organizator, respectiv la adresa: beautyconvention@douglas.ro, până cel târziu la data de 06.10.2025, inclusiv.

3.3 Invitațiile sunt netransmisibile, iar Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza accesul persoanelor care prezintă o invitație care nu le este adresată personal sau care a fost redistribuită către terți.

3.4 Accesul la Eveniment se va face în limita a maximum 300 de persoane, chiar dacă numărul confirmărilor primite depășește această capacitate. Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza accesul participanților odată ce capacitatea maximă a sălii a fost atinsă, fără ca aceasta să constituie o încălcare a obligațiilor asumate.

3.5 Evenimentul este destinat exclusiv persoanelor majore (18+)

3.6 Organizatorul își rezervă dreptul, la discreția sa absolută, de a refuza accesul, de a evacua din incinta Locației sau de a anula participarea la Eveniment a oricărei persoane care:

a)     nu respectă prevederile prezentului Regulament;

b)    este suspectată de fraudă;

c)     acționează într-un mod lipsit de etică, perturbator sau cu intenția de a deranja, abuza, amenința ori hărțui orice altă persoană;

d)    manifestă un comportament violent, agresiv, ofensator sau neadecvat;

e)     se află în stare de ebrietate sau sub influența substanțelor psihoactive/psihotrope; sau

f)      creează un risc pentru siguranța ori buna desfășurare a Evenimentului.

IV. ACCESUL LA EVENIMENT

4.1 Accesul la Eveniment este permis exclusiv persoanelor care prezintă invitația primită prin e-mail (newsletter-ul oficial Douglas), confirmată în prealabil prin transmiterea unui e-mail la adresa beautyconvention@douglas.ro până la data de 05.10.2025, inclusiv. Reprezentantul Organizatorului va verifica adresa de e-mail pe baza listei de confirmări primite și va solicita suplimentar numele persoanei, care va fi consemnat într-un tabel electronic de acces.

4.2 Toți Participanții trebuie să aibă asupra lor un act de identitate valabil, pe care să îl prezinte la solicitarea personalului de securitate sau a reprezentanților Organizatorului.

4.3 Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza accesul persoanelor care nu pot prezenta invitația, nu figurează în lista de confirmări sau nu pot prezenta un act de identitate valabil.

4.4 În vederea gestionării accesului, Organizatorul va utiliza un registru electronic, în care vor fi consemnate adresele de e-mail ale invitaților care au confirmat prezența, precum și numele persoanei care se prezintă la Eveniment. Registrul va fi utilizat și pentru evidența intrărilor/ieșirilor.

4.5 În situația în care un Participant părăsește temporar incinta Evenimentului și intenționează să revină, acesta nu are dreptul de a ieși din Locație având asupra sa pachetul promoțional, ce conține produse oferite de Organizator și partenerii acestuia, cu titlu gratuit și exclusiv în scop promoțional (denumit în continuare „Goodie Bag”). Participantul poate dispune de Goodie Bag în orice alt mod consideră potrivit (inclusiv prin a-l încredința unei persoane care rămâne în incintă), însă Organizatorul nu își asumă în nicio situație responsabilitatea pentru păstrarea acestuia pe durata Evenimentului.

4.6 La părăsirea incintei, personalul desemnat de Organizator va actualiza registrul electronic, consemnând dacă Participantul iese temporar fără Goodie Bag (având drept de reîntoarcere) sau dacă a ridicat Goodie Bag-ul, caz în care nu mai poate reveni în Locație.

4.7 În cazul în care un Participant părăsește temporar incinta Evenimentului și intenționează să revină, acesta este obligat să urmeze integral procedura de acces stabilită pentru intrarea inițială, inclusiv prezentarea invitației, verificarea identității și efectuarea controalelor de securitate aplicabile.

4.8 În situația în care Participantul părăsește incinta Evenimentului având asupra sa Goodie Bag-ul, acesta pierde definitiv dreptul de a reveni în Locație. Doar Participanții care părăsesc temporar Evenimentul fără Goodie Bag pot reintra, cu respectarea procedurilor de acces prevăzute la prezentul Regulament.

4.9 Invitațiile sunt netransmisibile și conferă beneficiarului dreptul exclusiv de a participa la Eveniment. Orice tentativă de cedare, multiplicare sau utilizare frauduloasă a invitației atrage pierderea imediată a dreptului de acces la Eveniment și, după caz, evacuarea din incinta Locației.

4.10 Toți Participanții sunt supuși verificării la intrare, fără excepții, inclusiv verificarea bagajelor și a obiectelor personale, în scopul prevenirii introducerii de bunuri interzise în incinta Evenimentului. Organizatorul, prin personalul de securitate sau personalul desemnat, are dreptul să refuze accesul persoanelor care refuză efectuarea acestor verificări.

4.11 Este strict interzis accesul în incinta Evenimentului cu: droguri, substanțe interzise, obiecte pirotehnice, recipiente de sticlă, obiecte contondente, cuțite, arme albe, materiale explozive, toxice sau inflamabile, spray-uri paralizante ori alte obiecte care pot reprezenta un pericol public.

4.12 Este, de asemenea, interzis accesul cu produse alimentare sau băuturi de orice tip (alcoolice sau non-alcoolice).

4.13 Accesul cu animale de companie este interzis, cu excepția câinilor ghizi și/sau de asistență pentru persoanele cu dizabilități, precum și a altor câini de serviciu prevăzuți de legislația aplicabilă.

4.14 Organizatorul își rezervă dreptul de a solicita ca orice Participant care încalcă prezentul Regulament să părăsească imediat incinta Evenimentului.

4.15 Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza accesul sau de a evacua din incinta Locației persoanele care se află în una dintre situațiile prevăzute la art. 3.6 din prezentul Regulament.

V. MECANISMUL EVENIMENTULUI

5.1 La intrarea în Locație, fiecare Participant primește din partea Organizatorului o pungă și un pliant care conține lista completă a brandurilor partenere participante la Eveniment. Pliantul este prevăzut cu spații dedicate pentru confirmarea vizitei fiecărui stand.

5.2 Pe parcursul Evenimentului, Participantul are posibilitatea de a vizita standurile brandurilor partenere, unde va primi produse puse la dispoziție gratuit de către acestea. La momentul acordării produsului/produselor, reprezentantul standului va bifa în pliant spațiul corespunzător brandului respectiv, confirmând astfel ridicarea produsului/produselor.

5.3 Produsele oferite la standuri sunt parte a Goodie Bag-ului Participantului și sunt acordate cu titlu gratuit, promoțional, exclusiv de către brandurile partenere. Conținutul Goodie Bag-ului poate varia între Participanți, în funcție de standurile vizitate și de stocurile disponibile.

5.4 Produsele oferite Participanților în cadrul Evenimentului sunt acordate cu titlu gratuit, promoțional, neavând valoare comercială și nefiind destinate revânzării.

5.5 Produsele acordate în cadrul Evenimentului nu pot fi returnate, schimbate sau înlocuite și nu pot face obiectul vreunei solicitări de restituire a contravalorii, întrucât sunt oferite cu titlu gratuit și promoțional, fără valoare comercială.

5.6 Organizatorul nu își asumă nicio răspundere pentru calitatea, caracteristicile sau conformitatea produselor oferite de brandurile partenere, răspunderea revenind exclusiv producătorilor și/sau distribuitorilor respectivi.

5.7 În cadrul Evenimentului nu se comercializează produse sau servicii.

VI. LIMITAREA RĂSPUNDERII

6.1 Organizatorul nu își asumă nicio responsabilitate pentru vreun eveniment care determină imposibilitatea participării la Eveniment a Participanților sau afectează buna desfășurare a activităților descrise în prezentul Regulament, ca urmare a oricăror restricții și/sau limitări de orice natură.

6.2 Răspunderea Organizatorului este strict limitată la organizarea și desfășurarea Evenimentului în condițiile prevăzute de prezentul Regulament. Organizatorul nu își asumă nicio responsabilitate pentru daune, pierderi sau alte prejudicii suferite de Participanți care nu au legătură directă cu respectarea obligațiilor sale conform prezentului Regulament sau care decurg din comportamentul acestora ori din nerespectarea regulilor stabilite.

6.3 Participanții își asumă întreaga responsabilitate pentru participarea la Eveniment, inclusiv, dar fără a se limita la situațiile în care: zonele aglomerate, zgomotele puternice, efectele sonore, vizuale și luminoase pot genera disconfort sau riscuri pentru sănătatea lor.

6.4 Organizatorul nu își asumă nicio răspundere pentru eventualele vătămări corporale, daune psihice sau materiale survenite ca urmare a nerespectării prezentului Regulament de către Participanți. Organizatorul își rezervă dreptul de a solicita despăgubiri de la persoanele care cauzează daune prin încălcarea regulilor.

6.5 Organizatorul nu este responsabil pentru obiectele personale ale Participanților pierdute, uitate, furate sau lăsate nesupravegheate pe durata Evenimentului, supravegherea acestora revenind exclusiv Participanților.

6.6 Organizatorul nu răspunde pentru eventualele reacții cauzate de alergii, intoleranțe sau restricții alimentare individuale ale Participanților, aceștia având responsabilitatea de a se informa cu privire la produsele oferite.

VII. ALTE CONDIȚII

7.1 Este strict interzisă desfășurarea, în cadrul Evenimentului sau în legătură cu acesta, a oricărei activități cu caracter comercial sau publicitar, în absența acordului expres, prealabil și scris al Organizatorului.

7.2 Pe parcursul desfășurării Evenimentului și în legătură cu acesta, este interzisă în mod absolut orice formă de promovare sau propagandă politică, inclusiv promovarea partidelor politice sau a mesajelor cu caracter electoral.

7.3 Sunt interzise orice manifestări, mesaje sau comportamente cu caracter discriminatoriu, ofensator, obscen, imoral ori care pot afecta demnitatea și siguranța altor Participanți sau buna desfășurare a Evenimentului.

VIII. PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

8.1 În baza prevederilor Regulamentului General privind protecția datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European (“GDPR”) și a legislației interne privind prelucrarea datelor cu caracter general, Organizatorul, în calitate de Operator de date, se obligă (i) să prelucreze datele cu caracter personal care îi sunt dezvăluite de către Participanţi cu buna-credinţă şi cu respectarea drepturilor persoanelor ale căror date sunt prelucrate şi în conformitate cu dispoziţiile legale în vigoare şi (ii) să aplice măsurile tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor personale respective împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, precum şi împotriva oricărei alte forme de prelucrare ilegală.

8.2 Organizatorul se angajează să păstreze confidențialitatea datelor personale ale Participanţilor la Eveniment şi să le utilizeze conform prezentului Regulament şi legislaţiei în vigoare.

8.3 Participanţii la Eveniment, în calitate de persoane vizate, au următoarele drepturi:

Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate - în calitate de Participanți, puteți solicita informații și detalii privind activitățile de prelucrare a datelor personale. Suntem atenți la asigurarea dreptului dumneavoastră de a primi informații clare, transparente, ușor de înțeles și accesibile cu privire la modul în care vă prelucrăm datele, inclusiv detalii legate de drepturile pe care le dețineți în acest sens și care sunt prezentate și în acest document.

Dreptul la rectificare - în cazul în care constatați că datele dumneavoastră personale pe care le prelucrăm sunt incorecte, incomplete, inexacte, le puteți rectifica sau le puteți completa printr-o simplă solicitare.

Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) - puteți obține ștergerea datelor, în cazul în care prelucrarea acestora nu a fost legală sau în alte cazuri prevăzute de GDPR. Ștergerea datelor poate avea loc în oricare dintre situațiile următoare:

a)     nu mai avem nevoie de datele personale pentru îndeplinirea vreunuia dintre scopurilor pentru care le-am prelucrat anterior;

b)    vă retrageți consimțământul pe baza căruia v-am prelucrat anterior și nu există un alt temei juridic pe care ne putem baza o prelucrare viitoare;

c)     vă opuneți prelucrării datelor atunci când prelucrăm datele în scop de marketing direct (inclusiv, profilarea în scop de marketing direct);

d)    vă opuneți prelucrării datelor bazat pe interesul nostru legitim și nu putem să demonstrăm că avem motive legitime care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră;

e)     datele personale sunt prelucrate contrar legii;

f)      datele personale trebuie șterse pentru a ne conforma obligațiilor noastre legale.

Vă vom putea respinge solicitarea de ștergere a datelor dacă:

a)     trebuie să ne conformăm unor obligații legale de a păstra datele;

b)    dacă datele ne sunt necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor noastre în justiție.

Dreptul la restricționarea prelucrării - puteți solicita restricționarea prelucrării în cazurile în care:

a)     contestați exactitatea datelor pe o perioadă care ne permite verificarea corectitudinii datelor;

b)    prelucrarea este ilegală, dar vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea;

c)     în cazul în care Operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar dumneavoastră ni le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;

d)    în cazul în care v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile noastre legitime prevalează asupra drepturilor dumneavoastră.

Dreptul de opoziție - vă puteți opune în special, prelucrărilor de date care se întemeiază pe interesul nostru legitim.

Dreptul la portabilitatea datelor - puteți primi, în anumite condiții, datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format care poate fi citit automat sau puteți solicita ca respectivele date să fie transmise altui operator.

Dreptul de a depune plângere - puteți depune plângere fată de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Date de contact și informații legate de ANSPDCP găsiți pe site-ul http://www.dataprotection.ro/.

Dreptul de retragere a consimțământului – în cazurile în care prelucrarea se întemeiază pe consimțământul dvs., vi-l puteți retrage oricând.

Retragerea consimțământului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuată anterior retragerii rămânând în continuare valabilă.

Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate sau profilare suplimentare aferente deciziilor automate: puteți cere și obține intervenția umană cu privire la respectiva prelucrare sau vă puteți exprima propriul punct de vedere cu privire la acest tip de prelucrare.

Strict în legătură cu exercitarea drepturilor legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, precum și cu privire la orice alte aspecte legate de protecția datelor, Participanții se pot adresa printr-o cerere scrisă, datată, în atenția Responsabilului cu Protecția Datelor.

8.4 Prin confirmarea prezenței prin e-mail și participarea efectivă la Eveniment, Participanții sunt de acord ca datele lor cu caracter personal să fie prelucrate de către Organizator exclusiv în scopul bunei desfășurări a Evenimentului, al verificării accesului și al îndeplinirii obligațiilor legale aplicabile.

8.5 Temeiul juridic al prelucrării:

·      Executarea contractului cu dvs. reprezentat de termenii și condițiile stabilite prin Regulament, inclusiv comunicarea cu dvs. și considerate acceptate ca urmare a participării dvs.

·      Pentru documentarea Evenimentului. Baza legală este interesul legitim, conform GDPR, art. 6, alin. 1), lit. (f).

·      Pentru asigurarea și apărarea drepturilor Organizatorului. Bază legală: interes legitim din partea Organizatorului față de asigurarea și apărarea drepturilor acestuia.

8.6 Datele dvs. cu caracter personal ne sunt necesare în vederea participării dvs. la Eveniment și derulării Evenimentului în ceea ce vă privește pe dvs. ca Participant. Un eventual refuz din partea dvs. de a furniza datele cu caracter personal atrage imposibilitatea participării la Eveniment, în diverse faze în care poate interveni un astfel de refuz.

8.7 Datele colectate în cadrul Evenimentului se limitează la: (i) adresa de e-mail utilizată pentru confirmarea invitației, (ii) verificarea vizuală a identității la punctul de acces și (iii) consemnarea numelui și a statusului privind intrarea/ieșirea într-un fișier de evidență utilizat exclusiv pentru buna desfășurare a Evenimentului. Aceste date nu vor fi dezvăluite către terți, cu excepția situațiilor impuse de lege.

8.8 Organizatorul nu transmite datele cu caracter personal colectate în cadrul Evenimentului în afara României și nici către state din afara Uniunii Europene/Spațiului Economic European.

8.9 Organizatorul se obligă să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura un nivel adecvat de securitate a datelor cu caracter personal aparținând Participanților. Operatorul se obligă să impună mandatarului obligații similare. La evaluarea nivelului adecvat de securitate, se ține seama în special de riscurile prezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal, în special generate accidental sau ilegal de distrugerea, pierderea, modificarea, dezvăluirea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate.

8.10 Datele consemnate în registrul electronic de acces vor fi păstrate pe durata Evenimentului și pentru o perioadă de maximum 30 (treizeci) de zile de la încheierea acestuia, în scopul soluționării eventualelor reclamații și al conformării la obligațiile legale, după care vor fi șterse în condiții de siguranță.

IX. RĂSPUNDEREA ORGANIZATORULUI

9.1 Organizatorul este exonerat de răspundere în caz de forță majoră sau de caz fortuit, potrivit prevederilor art. 1.351 Cod Civil.

9.2 Pentru scopul acestui Regulament, forța majoră înseamnă orice eveniment care nu poate fi controlat, remediat sau previzionat de către Organizator și a cărui apariție îl pune pe acesta din urmă în imposibilitatea de a-și îndeplini obligațiile asumate prin prezentul Regulament. În categoria acestor evenimente sunt incluse, fără a se limita la acestea: războaie, incendii, inundații, greve și blocade, cutremure, alte catastrofe de orice fel, precum și orice reglementare care poate interzice sau modifica termenii Regulamentului.

9.3 Dacă, din orice motiv, Evenimentul nu se poate desfășura conform planificării din cauza unor cauze aflate în afara controlului Organizatorului, fraudei, problemelor tehnice, sau oricăror alte cauze care, în opinia Organizatorului, corup sau afectează administrarea, securitatea, corectitudinea, integritatea sau desfășurarea corespunzătoare a Evenimentului, Organizatorul își rezervă dreptul de a anula, înceta, modifica sau suspenda Evenimentul. În situația în care Evenimentul încetează din cauza forței majore, fraudei sau a dificultăților tehnice înainte de Perioada Evenimentului, se va face un anunț oficial la locația Evenimentului și prin transmiterea unei informări pe site-ul Organizatorului www.douglas.ro.
 

X. DISPOZIȚII FINALE

10.1 Prin confirmarea invitației transmise de Organizator și participarea la Evenimentul „DOUGLAS BEAUTY CONVENTION”, Participanții confirmă că au luat cunoștință de prevederile prezentului Regulament și se obligă să le respecte integral pe toată durata desfășurării Evenimentului.

10.2 Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica sau completa prezentul Regulament ori de câte ori este necesar, publicarea versiunii actualizate pe site-ul oficial al Organizatorului, respectiv www.douglas.ro și prin punerea acestuia la dispoziția Participanților la locația Evenimentului.

10.3 Orice reclamație legată de desfășurarea Evenimentului va fi adresată în scris Organizatorului la adresa sediului social specificata în prezentul Regulament, în termen de 5 (cinci) zile lucrătoare de la data la care s-a produs evenimentul reclamat.

10.4 Eventualele litigii apărute între Organizator și Participanți în legătură cu desfășurarea Evenimentului vor fi soluționate pe cale amiabilă, iar în cazul în care această soluționare nu este posibilă, litigiile vor fi deferite instanțelor judecătorești competente potrivit legii.

10.5  Legea aplicabilă este legea română.

10.6 Participanții la Eveniment pot sesiza Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor în legătură cu eventuale probleme la numărul de telefon 0219551.

10.7 Organizatorul își rezervă dreptul de a efectua verificări în zona Evenimentului pentru a se asigura că prezentul Regulament este respectat de toți Participanții.

Prezentul Regulament a fost adoptat la data de 02.10.2025.

Parfumerie Douglas S.R.L.

Director General                                                                                                 Director Financiar

Georgi Komitov                                                                                                   Cătălina Hândoreanu